закупки без почты
Кабинет поставщика: закупки перестают жить в почте
Поставщик сам видит заявку, подтверждает срок, отслеживает приёмку и загружает документы. Закупщик перестаёт быть почтовым сервером.
- от 260 000 ₽
- 5–8 недель
Закупки — зеркальное отражение продаж, и ломаются они так же. Заявка уходит письмом, срок подтверждается в ответном письме, изменение сроков — ещё одним, документы приходят вложением, претензия по качеству обсуждается в мессенджере. Информация о поставке размазана по почтовым ящикам сотрудников, и когда закупщик уходит в отпуск, его переписка уходит вместе с ним.
Кабинет поставщика собирает эту переписку в состояние. У заявки есть статус, у срока — подтверждение, у приёмки — результат, у документа — место. Поставщик видит, что от него ждут, и отвечает в системе, а не в письме. Побочный, но важный эффект: у закупок появляется история, по которой можно посчитать, кто из поставщиков реально держит сроки.
Что здесь ломается
- Подтверждение и перенос сроков должны быть событием в системе, а не письмом с новой датой.
- Приёмка с расхождениями: недовоз, пересорт, брак — это данные, а не обсуждение в чате.
- Документы поставки лежат там же, где поставка, а не в почте у одного человека.
- История дисциплины поставщика — основание для решения о закупке, а не ощущение.
Где в поставке теряется информация
| Этап поставки | Кто сейчас держит информацию | Что видит поставщик в кабинете |
|---|---|---|
| Заявка отправлена | Почтовый ящик закупщика | Заявка со сроком, номенклатурой и условиями |
| Срок подтверждён | Ответное письмо, если не потерялось | Подтверждение — действие в системе, с датой |
| Срок сдвинулся | Сообщение в мессенджере менеджеру | Перенос с причиной, закупщик уведомлён |
| Приёмка с недовозом | Акт лежит на складе, спор в переписке | Расхождение зафиксировано, претензия открыта |
| Кто из поставщиков надёжнее | Мнение закупщика | История сроков и расхождений по каждому |
Что входит
- заявки на поставку с подтверждением срока поставщиком
- уведомления об изменении сроков и статусов
- приёмка с фиксацией расхождений и претензий
- загрузка и хранение документов поставки
- история дисциплины: сроки, расхождения, претензии
- роли на стороне поставщика: менеджер, логист, бухгалтер
- обмен с учётной системой закупщика
Похоже на вашу задачу? Скажу цену и срок до начала работ. Обсудить проект
Для кого
производствам и торговым компаниям, у которых закупки держатся на переписке и памяти закупщика.
Частые вопросы
- Поставщики согласятся работать в чужом кабинете?
- Соглашаются, когда кабинет экономит им время: видно заявку, видно приёмку, не нужно спрашивать «подписали ли акт». Если кабинет только добавляет им работы, они вернутся в почту, и это провал дизайна, а не поставщиков.
- Это не тот же кабинет дилера, только наоборот?
- Механика похожа, смысл обратный: там вы продаёте и показываете свою цену, здесь вы покупаете и требуете срок. Отсюда разная модель данных — приёмка, расхождения и претензии в продажах не нужны.
Закупки живут в почте?
Опишите путь от заявки до приёмки, как он идёт сейчас. Покажу, где теряется информация и что стоит закрыть кабинетом в первую очередь.
- от 260 000 ₽
- 5–8 недель
- 2 месяца поддержки в цене
В нижнюю границу уже входит: кабинет поставщика с его заказами и статусами · заявка на закупку с маршрутом согласования · загрузка документов поставщиком и хранение версий · приёмка с фиксацией расхождений · права по роли: инициатор, согласующий, закупщик
Обсудить проект