из PDF в данные
Документ, который сам превращается в строку в базе
Счёт приходит в PDF. Дальше его либо перепечатывает человек, либо разбирает система — и сомневается вслух, когда не уверена.
Входящие документы — счета, накладные, акты, договоры — приходят в форматах, придуманных не для машины: PDF, скан, фотография из мессенджера. Дальше кто-то садится и перебивает содержимое в учётную систему. Работа скучная, объём растёт линейно с бизнесом, а ошибка обнаруживается через месяц при сверке.
Автоматический разбор снимает эту работу, но у него есть свойство, которое нужно принять заранее: он не бывает стопроцентно точным. Правильная система не притворяется уверенной. Она извлекает поля, оценивает свою уверенность по каждому и отправляет человеку не всю пачку, а только те документы и те поля, где сомневается. Тогда оператор проверяет десять процентов вместо ста, и это честная автоматизация — в отличие от той, что молча ошибается в реквизитах.
Что ломается, пока это делают руками
- Скан кривой, печать поверх текста, таблица разъехалась на две страницы.
- Один и тот же реквизит в десяти шаблонах называется по-разному.
- Система, уверенная в неверном значении, опаснее системы, которая переспросила.
- Документ должен связаться с существующим контрагентом и заказом, а не создать дубль.
Что происходит с сомнительным документом
| Ситуация | Плохая автоматизация | Как надо |
|---|---|---|
| Поле распозналось нечётко | Пишет что получилось | Помечает низкую уверенность, поле идёт на проверку |
| Контрагент похож на существующего | Создаёт дубль | Предлагает сопоставление, решает человек |
| Сумма не сходится с позициями | Проводит документ | Останавливает: арифметика — проверяемое правило |
| Формат шаблона незнакомый | Извлекает мусор | Отправляет целиком человеку и запоминает шаблон |
| Документ дубликат | Проводит второй раз | Отсекает по содержимому, а не по имени файла |
Что входит
- приём из почты, папки, мессенджера
- извлечение полей с оценкой уверенности
- проверяемые правила: арифметика, реквизиты, даты
- сопоставление с контрагентами и заказами вместо дублей
- очередь ручной проверки только для сомнительного
- запись в учётную систему через обмен
Для кого
бухгалтерии и бэк-офису, где входящие документы перебивают руками.
Частые вопросы
- Какая будет точность?
- Зависит от качества документов, и любой, кто называет цифру не глядя на ваши сканы, продаёт вам уверенность вместо системы. Проектировать надо не под точность, а под то, что происходит, когда система не уверена.
- Это заменит бухгалтера?
- Нет. Это снимет с него перепечатывание и оставит проверку и решения. Разница между «проверить десять документов из ста» и «ввести сто» — примерно вся его рабочая неделя.
Есть процесс, который держится на людях?
Опишите его — скажу, что здесь автоматизируется, а что не стоит трогать.
Обсудить проект